PERANAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Sebelum lebih jauh membahas peranan komunikasi dalam organisasi, kita perlu memahami dahulu pengertian dari komunikasi dan organisasi, berikut adalah penjelasannya :

A.   Pengertian Komunikasi :

1.    Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia :

Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak; perhubungan.

2.    Menurut Wikipedia :

Suatu proses di mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain

B.    Pengertian Organisasi :

1.    Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia :

Kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan untuk tujuan tertentu;

kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

2.    Menurut Wikipedia :

Suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu organisasi di dalamnya pasti terdapat sumber daya manusia (SDM) yang notabenenya manusia tersebut adalah mahkluk individu sekaligus juga makhluk sosial. Kemudian suatu organisasi membutuhkan yang namanya sistem atau manajemen sebagai acuan kerjanya untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

Sehingga sebagai makhluk sosial sudah pasti memerlukan yang namanya komunikasi dengan makhluk sosial lainnya, sebab komunikasi akan terjalin jika terdiri sekurang-kurangnya dua individu. Dalam kaitannya dengan sistem dalam suatu organisasi, komunikasi sangat dibutuhkan bahkan bisa dikatakan sangat vital kehadirannya karena sistem akan berjalan dengan baik dan lancar sehingga dapat diterapkan kepada semua anggota suatu organisasi mulai dari yang paling bawah sampai yang paling atas. Suatu organisasi yang terbentuk tanpa adanya komunikasi yang baik dan lancar merupakan organisasi yang tidak akan berjalan secara teratur sesuai sistem yang ada, organisasi tersebut juga tidak akan berkembang bahkan bisa saja organisasi tersebut akan mati.

Sebagai contohnya, dalam suatu perusahaan para karyawannya tidak akan tahu apa yang akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak bisa memberikan instruksi dan menerima masukan dari bawahannya. Koordinasi tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi, masing-masing orang tidak dapat mengekspresikan perasaannya, kebutuhannya, masalah yang dihadapinya dalam pekerjaan kepada rekannya, timnya, suvervisornya atau kepada pimpinannya. Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan antar manusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Jika jenis dan pembagian pekerjaan demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda, maka dibutuhkan suatu jembatan penghubung. Jembatan penghubung yang dimaksud di sini adalah komunikasi.

Sebabnya komunikasi itu penting dalam suatu organisasi :

1.    Menghasilkan pemahaman yang sama antara pengirim informasi dengan penerima 
informasi pada semua tingkatan dalam organisasi.

2.    Membangun iklim organisasi yang pada akhirnya dapat mempengaruhi efisiensi dan 
produktifitas organisasi.

3.    Membangkitkan kinerja orang yang terlibat di dalam organisasi tersebut yang pada 
akhirnya dapat mempengaruhi efektifitas organisasi.

Komponen yang dibutuhkan agar komunikasi dapat terjalin :

1.    Pengirim atau komunikator (sender) :

Pihak yang mengirimkan pesan kepada komunikan.

2.    Pesan (message) :

Informasi atau maksud yang akan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan.

3.    Saluran (channel) :

Media yang dipakai di mana pesan disampaikan kepada komunikan.

4.    Penerima atau komunikan (receiver) :

Pihak yang menerima pesan dari komunikator.

5.    Umpan balik (feedback) :

Tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

6.    Aturan (protokol) :

Kesepakatan para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan.

Faktor yang mempengaruhi dalam suatu komunikasi :

1.    Bahasa dan tulisan :

Bahasa akan sangat berpengaruh jika berkomunikasi lisan atau verbal sedangkan tulisan berpengaruh jika berkomunikasi tertulis atau non-verbal dengan orang yang berbeda daerah, baik lokal secara suku maupun internasional secara kewarganegaraan. Cara pengucapan, bentuk huruf dan tanda baca yang berbeda dapat menimbulkan arti yang berbeda pula.

2.    Latar belakang budaya :

Kesan suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

3.    Ikatan kelompok atau group :

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

4.    Harapan :

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

5.    Pendidikan :

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.

6.    Situasi :

Perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/situasi.

               Fungsi komunikasi dalam organisasi menurut para ahli, antara lain :

1.    Menurut Sendjaja :

a.    Fungsi Informatif :

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan lebih tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.

b.    Fungsi Regulatif :

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:

ü Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki organisasi juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

ü Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

c.    Fungsi Regulatif :

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

d.   Fungsi Integratif :

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu :

ü Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.

ü Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.

2.    Menurut Scott dan T.R. Mitchell :

a.    Kendali, kontrol, pengawasan.

b.    Motivasi.

c.    Pengungkapan emosional.

d.   Informasi.

3.    Menurut Thayer :

a.    Memberi informasi.

b.    Membujuk.

c.    Memerintah.

d.   Memberi instruksi.

e.    Mengintegrasikan organisasi.

Proses komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi :

A.  Komunikasi Internal :

Proses komunikasi di antara para pengurus dan anggota dalam ruang lingkup suatu organisasi, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal, sehingga kerja organisasi dapat berjalan. Komunikasi internal terdiri atas empat bagian, yaitu :

1.    Downward Communication (komunikasi dari atas ke bawah) :

Komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajer atau supervisor mengirimkan pesan kepada bawahannya.

Fungsi komunikasi dari atas ke bawah antara lain :

a.    Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja.

b.    Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan.

c.    Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.

d.   Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Metode komunikasi dari atas ke bawah antara lain :

a.    Metode tulisan.

b.    Metode lisan.

c.    Metode tulisan diikuti lisan.

d.   Metode lisan diikuti tulisan.

2.    Upward Communication (komunikasi dari bawah ke atas) :

Komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.

Fungsi komunikasi dari bawah ke atas antara lain :

a.    Penyampaian informai tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.

b.  Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.

c.    Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.

d.   Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat sulit dan rumit :

a.    Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka.

b.    Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai.

c.    Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai.

d.   Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang 
disampaikan pegawai.

3.    Horizontal Communication (komunikasi sesama) :

Komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi komunikasi sesama antara lain :

a.    Memperbaiki koordinasi tugas.

b.    Upaya pemecahan masalah.

c.    Saling berbagi informasi.

d.   Upaya pemecahan konflik.

e.    Membina hubungan dan mempererat kekeluargaan melalui kegiatan bersama.

4.    Interline Communication (komunikasi lintas saluran) :

Komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab

mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Kondisi yang harus dipenuhi dalam komunikasi lintas-saluran :

a.    Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung.

b. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

B.  Komunikasi Eksternal :

Proses komunikasi di antara para pengurus dan anggota suatu organisasi dengan orang atau masyarakat umum.

1.    Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat.

Contohnya : konferensi pers, iklan, brosur

2.    Komunikasi dari masyarakat kepada organisasi.

Contohnya : menerima saran kritik, hotline customer service 24 jam